Importancia de la implementación de un sistema de gestión en una organización

Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente. Peter Drucker

La implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001 encamina a la organización hacia la excelencia incorporando la mejora continua en todos sus procesos.

Durante muchos años se ha creado el paradigma de que solamente algunos elegidos tienen la capacidad para desarrollar e implementar un sistema de gestión. conociendo la norma ISO 9001, con un sistema de gestión como el que te proponemos (ingresa a la página programas  de gestión de nuestro sitio) y con una serie de materiales que iremos publicando en este sitio de Internet (te recomendamos que te registres en el sitio para poder recibir periódicamente nuestros consejos útiles) cualquier persona de cualquier organización podrá lograrlo.

GESTIÓN DE LA CALIDAD

ISO 9001 EN LA EDUCACIÓN

          A pesar de los avances en materia de “Acreditación de la Calidad Educativa” en la Región Latinoamericana por sistemas formales, falta mucho camino por recorrer para lograr la legitimidad deseada y la credibilidad social necesaria; en este contexto, las instituciones educativas tienen la necesidad de recurrir a organizaciones y sistemas internacionales existentes que puedan “certificar” la calidad ofrecida a través de los programas e instituciones educativas.

          Tal es el caso de la importancia de la certificación de ISO en la educación, que el Instituto Argentino de Normalización, conocido por las siglas IRAM, a través del Comité General de Aseguramiento de la Calidad, diseñó en marzo de 2001 “La Guía de Interpretación de la Norma ISO 9001 para la Educación”; el objetivo de esta guía es proveer lineamientos de cómo comprender e implementar la norma ISO 9001 en el ámbito de la educación.

          La Norma ISO 9001 posee múltiples ventajas para garantizar una gestión de la calidad eficiente y eficaz en el ámbito educativo, que satisfaga a los principales clientes – estudiantes- y a los clientes indirectos –padres y madres de familia,sociedad, etc.-; cinco razones nos llevan a plantear esta hipótesis:

          En primer lugar, fomenta un orden lógico a través del sistema de documentación requerido, ya que exige a las instituciones: redactar en procedimientos lo que se hace, y cumplir lo que está escrito; todo esto bajo una arquitectura documental estratégicamente diseñada: Política de Calidad, Manual de Calidad, Objetivos de Calidad, Procedimientos, Inspecciones, Auditorías, etc.

          En segundo lugar, la Norma ISO 9001, resulta ser un instrumento versátil para certificar sistemas de gestión de la calidad, en entornos que cumplan con los requisitos normativos; desde esta perspectiva, una institución puede decidir qué certificar y que no certificar, siempre y cuando no afecte el servicio al cliente ni la continuidad de procesos institucionales articulados o globales. Por ejemplo, un Colegio podría decidir implantar el sistema de gestión de la calidad en la Biblioteca, en un laboratorio, en un nivel educativo, preparando el terreno de modo experimental, para certificar posteriormente el resto de la institución.

          En tercer lugar, la Norma permite una interconectividad institucional, asociando y vinculando todos los microescenarios institucionales, que generalmente distanciados, se han mantenido distanciados en las instituciones educativas: administración, compras, finanzas, atención al cliente, estrategias y servicios, etc.

          En cuarto lugar, el logro de la certificación no permite estaticidad institucional, ya que al obtener el certificado, una vez al año, la institución es sometida a auditorías externas para verificar el mejoramiento continuo institucional, lo que lleva a los centros educativos a una estricta vigilancia de los puntos críticos en materia de: mejoramiento, satisfacción al cliente, acciones preventivas y correctivas, entre otras.

          En quinto lugar, la Norma ISO 9001 posibilita el mejoramiento de la calidad de la información y de la gestión del conocimiento; dado que la información como construcción social en una institución se genera en base a múltiples datos aportados por los registros académicos y mediciones en diversos escenarios, ésta, en la lógica de la Norma adquiere un lugar relevante como conocimiento organizativo (know what, know how y know why; “Saber qué, cómo y porqué”) ya que retroalimenta el sistema de mejoramiento permanente, y permite mejorar la competitividad, en la medida que se analizan permanentemente los resultados obtenidos de las diversas fuentes (mediciones, sugerencias, inspecciones, auditorías, etc.).

La Norma ISO 9001, en su sistema de gestión de la calidad, entre otras cosas exige:

• Un enfoque basado en procesos (0.2); y la educación es considerada como un “proceso de enseñanza aprendizaje”;

• Disponibilidad de recursos (4.1 “d”); estos recursos en educación son didácticos;

• Objetivos de calidad (5.4.1); y la educación parte de objetivos de aprendizaje;

• Planificación del sistema de gestión de la calidad (5.4.2); y la educación, análogamente, es planificada;

• Comunicación con el cliente (7.2.3); y la educación es, sobre todo, comunicación;

• Seguimiento, medición y mejora (7.6 y 8); muy similar a la evaluación sumativa e integral de la educación.

Esto es parte de la compatibilidad ISO – Educación; sin lugar a dudas, al realizar una lectura pausada de la Norma el lector encontrará una profunda analogía pedagógica, apta y coherente para todo tipo de nivel e institución educativa.

GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2008

Sistemas integrados y Auditores trinorma

Existen muchas similitudes entre los sistemas de gestión (ISO 9001:2008 “Gestión de la calidad”, ISO 14001:2004 “Gestión medioambiental” y OSHA 18001:2007 “Gestión de la saludad y seguridad ocupacional”) ya que los principios de una buena gestión empresarial son los mismos, así como sus implantaciones y puntos normativos.

Los tres sistemas de gestión tienen un enfoque basado en procesos, la mejora continua, la toma de decisiones basada en los hechos, el sistema basado en la gestión y las relaciones mutuamente beneficiosas con los clientes y las partes interesados.

En el caso de la gestión de la calidad la gestión se orienta en la satisfacción de los clientes, en la gestión de higiene y seguridad el cumplimiento de las regulaciones y el cuidado de la salud y seguridad de los trabajadores y en la gestión medioambiental la prevención de la contaminación y el encuadramiento de la empresa en las regulaciones medioambientales.

Estos tres temas en la actualidad no se pueden tratar por separado dado que la interacción y la relevancia de cada uno de los elementos de la gestión determinan la existencia y el desarrollo de los procesos industriales y de servicio.

Con el objetivo de ahorrar recursos y facilitar la gestión (especialmente en las Pymes) se ha pensado en la integración de los sistemas y todo esto ha dado origen a lo que se denomina sistema de gestión trinorma.

Para el ahorro de tiempos y dinero se han integrado las auditoría de los sistemas de gestión, especialmente las internas, por lo que es muy positivo contar en las empresas con auditores de gestión habilitados para ejecutar auditorías conjuntas de calidad, salud y seguridad ocupacional y medioambiente.

Las empresas están implementando en la siguiente secuencia los sistemas de gestión: primero gestión de la calidad (ISO 9001:2008), sistema de gestión medioambiental (ISO 14001:2004) y sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional (OSHAS 18001:2007)

Una vez implementados y certificados lleva mucho tiempo ejecutar las auditorías de cada sistema de gestión por separado, por lo que se ha comenzado a realizar las auditorías integradas.

La gestión de las auditoría integradas se basan en la norma ISO 19011:2002 “Directrices para las auditorias de los sistemas de gestión”

Sin dudas la integración de los sistemas y el contar con auditores internos con un concepto integral de la gestión se está convirtiendo en un valor agregado para las empresas durante el desarrollo e implementación de cualquier sistema de gestión.

GESTIÓN DE LA CALIDAD HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIÓN

Sistema de gestión 5S ¿Qué es y para qué sirve?

¿Qué es el 5S?

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas.

Es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

Cada ‘S’ tiene un objetivo particular:

Denominación Concepto Objetivo particular
Español Japonés
Clasificación 整理, Seiri Separar innecesarios Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
Orden 整頓, Seiton Situar necesarios Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza 清掃, Seisō Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Normalización 清潔, Seiketsu Señalizar anomalías Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
Mantener la disciplina 躾, Shitsuke Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido

¿Qué ventajas tiene su aplicación?

  • Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado)
  • Reducir gastos de tiempo y energía.
  • Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
  • Mejorar la calidad de la producción.
  • Seguridad en el trabajo

El sistema 5S es el complemento ideal para la productividad, la calidad, el cuidado de medioambiente y la salud y seguridad de los trabajadores.

No importa el tipo ni el tamaño de la organización, en todos los casos se puede aplicar con éxito.

En nuestro país no está muy difundido, pero ya es hora de que las organizaciones apliquen estos sistemas que tantos beneficios acarrea.

Ing. Gustavo F. Cabeza

GESTIÓN DE LA CALIDAD HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL SISTEMAS DE GESTIÓN

Misión, visión y valores: La prioridad es decidir adonde vamos.

El que no sabe adonde va, llega a cualquier parte y se sorprende de haber llegado a ese extraño lugar.

Como ir a un lugar no es una decisión gratuita ni muchas veces fácil, se posterga o no se enfrenta en absoluto.

¿Qué se necesita analizar para decidir adonde vamos como organización?

  • Establecer lo que se quiere.
  • Con qué medios se cuenta.
  • Los tiempos que se usarán.

La decisión de la determinación de una visión en la organización conlleva acuerdos con otros, hacer presupuestos y por sobre todo correr riesgos.

Dos recomendaciones muy importantes para la definición de la visión de la empresa.

  1. No plantearse metas absurdas.
  2. Disponer los medios necesarios para lograr las metas propuestas.

Una vez que hemos decidido adonde queremos ir, sino aportamos los elementos necesarios será muy claro que nos estamos equivocando.

“Quien dice que quiere ser el mejor, podrá sin duda estar entre los mejores si aplica el tiempo y el esfuerzo necesarios para llegar a ese nivel”

La visión no es un mecanismo técnico, no es un aparato ni un procedimiento que debemos seguir. La visión es un sueño, el único sueño que no puede ser soñado por otra organización que no sea la nuestra y el sueño de lo que la empresa quiere ser.

Se recomienda que la visión sea compartida, revisada y consensuada con todos los integrantes de la organización.

No cometamos el error de definirla puertas para adentro y luego empapelar toda la organización con declaraciones extensas, complejas y que nuestra gente no comparte.

Una vez definida la visión es siguiente punto es llevarla a tierra, para lo que se necesita comparar cada uno de sus punto con la realidad que vivimos.

Ahora tenemos la visión, la realidad y con ello definimos la brecha entre ambas.

Lo que nos queda es definir que camino tomaremos (estrategia) para ir reduciendo o eliminando esas brechas.

Estaremos definiendo así los objetivos anuales que nos encaminan al logro de nuestra visión, nuestro sueño organizacional.

En resumen es recomendable:

  • Soñar una visión
  • Compartirla con los demás integrantes de la organización
  • Llegar a un acuerdo con ellos
  • Analizar la realidad actual
  • Determinar las brechas
  • Definir los caminos que tomaremos (estrategias)
  • Y por fin acordar los objetivos que cada año nos acercarán a esa visión

Para reflexionar:

¿Qué sería peor que nacer ciego? Tener la vista pero no tener visión.

Ing. Gustavo F. Cabeza gfcabeza@arnet.com.ar

GESTIÓN DE LA CALIDAD SISTEMAS DE GESTIÓN

Ergonomía: orden y la limpieza en el lugar de trabajo para mejorar las condiciones ergonómicas

El orden y la limpieza nos permiten trabajar más cómodos, minimizar los tiempos de búsqueda y evitar movimientos inútiles. Analizado de esta forma el orden y la limpieza es un prerrequisito para la mejora de la ergonomía en el puesto de trabajo.

5 sencillos pasos para lograr orden y limpieza

Paso 1, primer día: retirar del puesto de trabajo los elementos que no son necesarios.

Lema: “Eliminar lo que no nos sirve, devolver lo que no nos pertenece”

Paso 2, segundo día: ordenar los elementos que usamos, definir un lugar de fácil acceso para las que usamos más frecuentemente y un lugar más alejado para las que usamos esporádicamente.

Lema: “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”

Paso 3, tercer día: limpiar a fondo y desinfectar nuestro ambiente de trabajo.

Lema: “Hagamos de nuestro lugar de trabajo un ambiente limpio y saludable”

 Paso 4, cuarto día: mantener lo que logramos en los tres primeros pasos.

Lema: “Nuestro mejor aliado, la constancia en el propósito”

 Paso 5, quinto día: practicar el orden y la limpieza en todos los ámbitos en que actuamos (la casa, la escuela, el club, la plaza, etc.) y ayudemos a que otros nos acompañen en esta iniciativa.

Lema: “Compartamos con nuestros amigos los buenos hábitos”

 Hemos aplicado este sistema en muchas empresas y les aseguro que es sencillo y funciona.

Ing. Gustavo F. Cabeza gfcabeza@arnet.com.ar

ERGONOMÍA HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL ISO 9001:2008

MATRIZ FODA EN 10 PASOS

EXISTE UNA FORMA MUY SENCILLA DE HACERLA…

1. Citar a reunión a los miembros de la dirección, la gerencia y al máximo representante de cada uno de las áreas de la organización.

2. Explicar sencillamente lo que es la matriz FODA y para qué sirve.

3. Designar a un moderador que conoce y entiende la herramienta.

 4. Utilizando en método conocido como “Tormenta de Ideas” cada uno de los participantes, en forma ordenada, comienza aportando una FORTALEZA de la organización, mientras el moderador las va anotando y enumerando en un pizarrón. Seguir solicitando aportes hasta que no se consigan más.

5. Repetir el punto 4 para las DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS; en este orden.

6. Luego se le entregan trozos de papel a cada participante para votar por las cuatro FORTALEZAS que consideren más importantes. (Cada participante elije cuatro)

7. El voto es personal y una vez emitido se entrega al moderador. Una vez que se han recolectado los votos se los lee y se va marcando en cada una de las FORTALEZAS numeradas en el pizarrón.

8. Repetir los puntos 6 y 7 para las DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS; en este orden.

9. Una vez realizada la votación se forma la matriz ordenando las FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS de acuerdo al resultado de la votación.

10. Con la matriz, que representa nuestra situación actual, debemos definir un plan de acción a largo plazo que defina hacia donde queremos ir con nuestra organización (MISIÓN, VISIÓN Y VALORES) y que acciones y recursos se aplicarán para el logro de los objetivo y metas.

Ing. Gustavo F. Cabeza – gfcabeza@arnet.com.ar

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