9K1 – Ayuda para implementar ISO

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Ahora se puede desarrollar e implementar un sistema de gestión de la calidad con mínimos conocimientos, utilizando el 9K1, incorporado en el software de gestión, que sugiere formas de cumplir con cada punto de la norma ISO 9001.

Por primera vez en la historia de la norma ISO 9001 contamos con una ayuda orientada a cumplir con el requisito de cada apartado de la norma con varias opciones para que se pueda elegir aquella que mejor se adapta al tipo, tamaño y grado de madurez de la organización.

Detallamos a continuación un ejemplo:

Requisito 4.1 de la norma ISO 9001:2015

“4.1 La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas”

Ayuda 9k1

4.1 Entender la organización y su contexto
La intención de esta subcláusula es entender los asuntos externos e internos que son relevantes para el propósito y dirección estratégica de la organización y que afectan, positiva o negativamente, la capacidad de la organización para lograr los resultados deseados de su sistema de gestión de la calidad.

La organización debe ser consciente de que los problemas externos e internos pueden cambiar y, por lo tanto, deben ser monitoreados y revisados.

Una organización puede llevar a cabo revisiones de su contexto a intervalos planificados a través de actividades como la revisión de la gestión por la dirección.

La información sobre cuestiones externas e internas puede encontrarse en muchas fuentes, tales como información interna documentada y reuniones, en la prensa nacional e internacional, sitios web, publicaciones de las oficinas nacionales de estadísticas y otros departamentos gubernamentales, publicaciones profesionales y técnicas, conferencias y reuniones con los organismos pertinentes, reuniones con clientes, las partes interesadas pertinentes y las asociaciones profesionales.

Ejemplos de asuntos externos e internos relevantes para el contexto de la organización pueden incluir, pero no están limitados a:
a) Cuestiones externas relacionadas con:
1) factores económicos como los tipos de cambio, la situación económica, el pronóstico de la inflación, la disponibilidad de crédito;

2) factores sociales tales como tasas de desempleo locales, percepción de seguridad, niveles educativos, días festivos y días laborables;

3) factores políticos como la estabilización política, las inversiones públicas, la infraestructura local, los acuerdos comerciales internacionales;

4) factores tecnológicos tales como tecnología, materiales y equipos del nuevo sector, patentes que expiran, código de ética profesional;

5) factores de mercado como la competencia, incluyendo la cuota de mercado de la organización, productos o servicios similares, tendencias de los líderes de mercado, tendencias de crecimiento de los clientes, estabilidad del mercado, relaciones de la cadena de suministro;

6) los factores reglamentarios y estatutarios que afectan el entorno de trabajo (véase ISO 9001: 2015, 7.1.4), tales como reglamentos y reglamentos sindicales relacionados con una industria;

b) cuestiones internas relacionadas con:
1) desempeño general de la organización;

2) los factores de los recursos, como la infraestructura (véase ISO 9001: 2015, 7.1.3), el entorno para el funcionamiento de los procesos (véase ISO 9001: 2015, 7.1.4), el conocimiento organizacional (véase ISO 9001: 2015, 7.1. 6);

3) aspectos humanos como la competencia de las personas, el comportamiento organizacional y la cultura, las relaciones con los sindicatos;

4) factores operacionales como el proceso o la producción y las capacidades de prestación de servicios, el desempeño del sistema de gestión de calidad y el seguimiento de la satisfacción del cliente;

5) factores en la gobernanza de la organización, tales como reglas y procedimientos para la toma de decisiones u organización.

En el nivel estratégico, se pueden utilizar herramientas como Análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA-SWOT) y Análisis Político, Económico, Social, Tecnológico, Legal y Ambiental (PESTLE-PESTEL-PESTELCO, este último incorpora la importancia de las comunicaciones y el valor de la información).

Un enfoque simple puede ser útil para las organizaciones que dependen del tamaño y complejidad de sus operaciones, tales como lluvia de ideas y preguntas de “qué pasa si”.

GESTIÓN DE LA CALIDAD

La gestión estratégica como base para determinar el contexto de la organización – ISO 9001:2015

La nueva versión de la ISO 9001:2015 incorpora este requisito que la ISO 9000:2015 define así:

“2.2.3 Contexto de una organización
Comprender el contexto de una organización es un proceso. Este proceso determina los factores que influyen en el propósito, objetivos y sostenibilidad de la organización.

Considera factores internos tales como los valores, cultura, conocimiento y desempeño de la organización. También considera factores
externos tales como entornos legales, tecnológicos, de competitividad. de mercados, culturales, sociales y económicos.

La visión, misión, políticas y objetivos son ejemplos de las formas en las pueden expresar los propósitos de la organización.”

Es el primer requisito certificable de la nueva versión de la norma ISO 9001 y constituye el fundamento del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la organización.

Este requisito ha determinado que, si bien puede haber similitudes en el cumplimiento de algunos requisitos particulares entre sistemas de distintas organizaciones, la situación del contexto en el que se desarrollan las actividades deben estar reflejadas en todo el sistema y esto hace que el SGC de la cada organización sea único e irrepetible.

En este video se puede apreciar una excelente explicación

Para cumplir con estos requisitos, hemos incorporado en nuestra herramienta para administrar la gestión un módulo de administración estratégica desarrollado por especialistas en la materia, con indicaciones, preguntas y autoevaluaciones que te permitirán mantener actualizado tu contexto y con ello todo el sistema de gestión de la calidad.

Este módulo ha sido destacado por ser práctico y eficiente en las auditorías de certificación de las empresas que lo están utilizando.

Aquí se pueden observar los componentes de esta potente y efectiva herramienta.

Menu administración estratégica

  • Un seleccionado paquete de preguntas guía para realizar una evaluación interna.
  • Registro de la evaluación interna actual y envío a bitácora.
  • Evaluación y registro en bitácora del grado de madurez de la organización para poder determinar la evolución en gráficos de radar.
  • Un seleccionado paquete de medidas para evaluar el grado de aplicación de herramientas de gestión para la evaluación de los beneficios económicos y financieros de la organización (uno de los requisitos más incumplidos en las certificaciones de la nueva versión de la norma ISO 9001:2015)
  • Registro de análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
  • Registro de análisis PESTELCO (Análisis del entorno en función desde el punto de vista Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y de las COmunicaciones)
  • Preguntas guía para el desarrollo de misión de la organización.
  • Preguntas guía para el desarrollo de la visión de la organización.
  • Registro de una matriz de perfil competitivo basado en las FD de la organización.
  • Preguntas guía para hacer un análisis de las 5 Fuerzas de Porter y el registro del resultado.

Ing. Gustavo Cabeza

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Importancia de la implementación de un sistema de gestión en una organización

Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente. Peter Drucker

La implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001 encamina a la organización hacia la excelencia incorporando la mejora continua en todos sus procesos.

Durante muchos años se ha creado el paradigma de que solamente algunos elegidos tienen la capacidad para desarrollar e implementar un sistema de gestión. conociendo la norma ISO 9001, con un sistema de gestión como el que te proponemos (ingresa a la página programas  de gestión de nuestro sitio) y con una serie de materiales que iremos publicando en este sitio de Internet (te recomendamos que te registres en el sitio para poder recibir periódicamente nuestros consejos útiles) cualquier persona de cualquier organización podrá lograrlo.

GESTIÓN DE LA CALIDAD

ISO 9001 EN LA EDUCACIÓN

          A pesar de los avances en materia de “Acreditación de la Calidad Educativa” en la Región Latinoamericana por sistemas formales, falta mucho camino por recorrer para lograr la legitimidad deseada y la credibilidad social necesaria; en este contexto, las instituciones educativas tienen la necesidad de recurrir a organizaciones y sistemas internacionales existentes que puedan “certificar” la calidad ofrecida a través de los programas e instituciones educativas.

          Tal es el caso de la importancia de la certificación de ISO en la educación, que el Instituto Argentino de Normalización, conocido por las siglas IRAM, a través del Comité General de Aseguramiento de la Calidad, diseñó en marzo de 2001 “La Guía de Interpretación de la Norma ISO 9001 para la Educación”; el objetivo de esta guía es proveer lineamientos de cómo comprender e implementar la norma ISO 9001 en el ámbito de la educación.

          La Norma ISO 9001 posee múltiples ventajas para garantizar una gestión de la calidad eficiente y eficaz en el ámbito educativo, que satisfaga a los principales clientes – estudiantes- y a los clientes indirectos –padres y madres de familia,sociedad, etc.-; cinco razones nos llevan a plantear esta hipótesis:

          En primer lugar, fomenta un orden lógico a través del sistema de documentación requerido, ya que exige a las instituciones: redactar en procedimientos lo que se hace, y cumplir lo que está escrito; todo esto bajo una arquitectura documental estratégicamente diseñada: Política de Calidad, Manual de Calidad, Objetivos de Calidad, Procedimientos, Inspecciones, Auditorías, etc.

          En segundo lugar, la Norma ISO 9001, resulta ser un instrumento versátil para certificar sistemas de gestión de la calidad, en entornos que cumplan con los requisitos normativos; desde esta perspectiva, una institución puede decidir qué certificar y que no certificar, siempre y cuando no afecte el servicio al cliente ni la continuidad de procesos institucionales articulados o globales. Por ejemplo, un Colegio podría decidir implantar el sistema de gestión de la calidad en la Biblioteca, en un laboratorio, en un nivel educativo, preparando el terreno de modo experimental, para certificar posteriormente el resto de la institución.

          En tercer lugar, la Norma permite una interconectividad institucional, asociando y vinculando todos los microescenarios institucionales, que generalmente distanciados, se han mantenido distanciados en las instituciones educativas: administración, compras, finanzas, atención al cliente, estrategias y servicios, etc.

          En cuarto lugar, el logro de la certificación no permite estaticidad institucional, ya que al obtener el certificado, una vez al año, la institución es sometida a auditorías externas para verificar el mejoramiento continuo institucional, lo que lleva a los centros educativos a una estricta vigilancia de los puntos críticos en materia de: mejoramiento, satisfacción al cliente, acciones preventivas y correctivas, entre otras.

          En quinto lugar, la Norma ISO 9001 posibilita el mejoramiento de la calidad de la información y de la gestión del conocimiento; dado que la información como construcción social en una institución se genera en base a múltiples datos aportados por los registros académicos y mediciones en diversos escenarios, ésta, en la lógica de la Norma adquiere un lugar relevante como conocimiento organizativo (know what, know how y know why; “Saber qué, cómo y porqué”) ya que retroalimenta el sistema de mejoramiento permanente, y permite mejorar la competitividad, en la medida que se analizan permanentemente los resultados obtenidos de las diversas fuentes (mediciones, sugerencias, inspecciones, auditorías, etc.).

La Norma ISO 9001, en su sistema de gestión de la calidad, entre otras cosas exige:

• Un enfoque basado en procesos (0.2); y la educación es considerada como un “proceso de enseñanza aprendizaje”;

• Disponibilidad de recursos (4.1 “d”); estos recursos en educación son didácticos;

• Objetivos de calidad (5.4.1); y la educación parte de objetivos de aprendizaje;

• Planificación del sistema de gestión de la calidad (5.4.2); y la educación, análogamente, es planificada;

• Comunicación con el cliente (7.2.3); y la educación es, sobre todo, comunicación;

• Seguimiento, medición y mejora (7.6 y 8); muy similar a la evaluación sumativa e integral de la educación.

Esto es parte de la compatibilidad ISO – Educación; sin lugar a dudas, al realizar una lectura pausada de la Norma el lector encontrará una profunda analogía pedagógica, apta y coherente para todo tipo de nivel e institución educativa.

GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001:2008

Sistemas integrados y Auditores trinorma

Existen muchas similitudes entre los sistemas de gestión (ISO 9001:2008 “Gestión de la calidad”, ISO 14001:2004 “Gestión medioambiental” y OSHA 18001:2007 “Gestión de la saludad y seguridad ocupacional”) ya que los principios de una buena gestión empresarial son los mismos, así como sus implantaciones y puntos normativos.

Los tres sistemas de gestión tienen un enfoque basado en procesos, la mejora continua, la toma de decisiones basada en los hechos, el sistema basado en la gestión y las relaciones mutuamente beneficiosas con los clientes y las partes interesados.

En el caso de la gestión de la calidad la gestión se orienta en la satisfacción de los clientes, en la gestión de higiene y seguridad el cumplimiento de las regulaciones y el cuidado de la salud y seguridad de los trabajadores y en la gestión medioambiental la prevención de la contaminación y el encuadramiento de la empresa en las regulaciones medioambientales.

Estos tres temas en la actualidad no se pueden tratar por separado dado que la interacción y la relevancia de cada uno de los elementos de la gestión determinan la existencia y el desarrollo de los procesos industriales y de servicio.

Con el objetivo de ahorrar recursos y facilitar la gestión (especialmente en las Pymes) se ha pensado en la integración de los sistemas y todo esto ha dado origen a lo que se denomina sistema de gestión trinorma.

Para el ahorro de tiempos y dinero se han integrado las auditoría de los sistemas de gestión, especialmente las internas, por lo que es muy positivo contar en las empresas con auditores de gestión habilitados para ejecutar auditorías conjuntas de calidad, salud y seguridad ocupacional y medioambiente.

Las empresas están implementando en la siguiente secuencia los sistemas de gestión: primero gestión de la calidad (ISO 9001:2008), sistema de gestión medioambiental (ISO 14001:2004) y sistema de gestión de la salud y seguridad ocupacional (OSHAS 18001:2007)

Una vez implementados y certificados lleva mucho tiempo ejecutar las auditorías de cada sistema de gestión por separado, por lo que se ha comenzado a realizar las auditorías integradas.

La gestión de las auditoría integradas se basan en la norma ISO 19011:2002 “Directrices para las auditorias de los sistemas de gestión”

Sin dudas la integración de los sistemas y el contar con auditores internos con un concepto integral de la gestión se está convirtiendo en un valor agregado para las empresas durante el desarrollo e implementación de cualquier sistema de gestión.

GESTIÓN DE LA CALIDAD HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL ISO 9001:2008 SISTEMAS DE GESTIÓN